TDABC na odontologia: custo real por procedimento, sem achismos

Você sabe quanto custa, de fato, cada restauração, profilaxia ou atendimento de urgência na sua clínica? A resposta raramente está no “feeling”. Quando o custo real não é conhecido, a precificação vira aposta, a margem oscila e decisões importantes (como adquirir um CAD/CAM ou terceirizar um serviço) ficam no escuro. É aqui que o TDABC — Time-Driven Activity-Based Costing — brilha: um método simples de aplicar, especialmente quando apoiado por dados que você já produz no dia a dia.

O que é TDABC em poucas linhas

O TDABC calcula o custo com base no tempo consumido por cada atividade e na taxa por minuto dos recursos usados. Em vez de distribuir despesas de maneira genérica, o método responde: quanto custou o uso da cadeira por 42 minutos? Quanto custaram 18 minutos do dentista e 12 da ASB? Ele soma isso a materiais e depreciação de equipamentos e revela o custo real do procedimento, com granularidade.

De onde vêm os dados de tempo (sem atrito)

• Agenda e prontuário: início/fim de consulta, check-in e check-out, abertura de procedimento e fechamento de evolução.
• Temporizadores do box: cronômetros simples integrados ao fluxo clínico para marcar fases (isolamento, preparo, cimentação).
• Etiquetas e QR codes: leitura rápida para acionar passos (ex.: início de moldagem) e registrar duração.
• Logs de equipamentos: tempos de fotopolimerização, ciclos de fresagem, produção de imagens, quando disponíveis.

O segredo é capturar tempos no backstage do trabalho, sem adicionar burocracia. Dois ou três marcadores confiáveis por procedimento já geram um retrato útil.

Passo a passo para montar seu modelo

1. Mapeie atividades com início e fim claros. Ex.: consulta de avaliação, restauração classe II, manutenção periodontal, urgência.
2. Defina recursos envolvidos. Cadeira (estrutura/energia), dentista, ASB/TSB, sala de Rx, CAD/CAM, scanner, laboratório externo.
3. Calcule a taxa por minuto de cada recurso. Some custos mensais (salários + encargos, aluguel, energia proporcional, manutenção, licenças, depreciação dos equipamentos) e divida pelos minutos disponíveis no mês (capacidade prática). Ex.: se a cadeira custa R$ 12.000/mês e você tem 6 horas/dia úteis, 22 dias/mês, são 7.920 min. A taxa da cadeira é R$ 1,52/min. Repita para cada recurso.
4. Meça tempos reais por tipo de caso. Colete amostras de 20–30 atendimentos por procedimento e registre variações (casos simples/complexos). Evite usar apenas o melhor tempo.
5. Monte a equação de custo por procedimento. Custo = (min do dentista × taxa/min do dentista) + (min da ASB × taxa/min da ASB) + (min de cadeira × taxa/min da cadeira) + materiais + uso de equipamentos (min × taxa/min) + serviços externos.
6. Valide e ajuste. Compare o custo calculado com o resultado financeiro real do mês. Se divergir demais, revise taxas, tempos e alocação de despesas.

Exemplos práticos

Restauração classe II em resina: Em um caso típico, você mede 15 min de preparo/isolamento, 12 min de adesão e estratificação, 6 min de acabamento e 3 min de fotopolimerização. Some tempos do dentista, ASB e cadeira. Compare dois cenários: matriz seccional com cunha elástica versus matriz tradicional. O TDABC costuma mostrar que uma técnica que reduz 6–8 minutos paga o investimento em poucos casos, sem sacrificar qualidade.

Manutenção periodontal: Se a TSB realiza 35 min de instrumentação e o dentista entra por 7 min para reavaliar e ajustar conduta, o custo por minuto de cada profissional pesa de forma distinta. O método evidencia a importância de agenda bem desenhada e delegação adequada.

Urgência com radiografia e medicação: Consulte os tempos médios: recepção (5 min), avaliação (10–12 min), imagem (5–7 min), conduta (5 min). Com o custo claro, você decide o preço do pacote de urgência e evita prejuízos nos horários de pico.

Do custo à decisão clínica (sem perder qualidade)

• Precificação com margem definida: aplique a margem alvo sobre o custo do procedimento; se for um tratamento multipasso, some as etapas.
• Investir ou terceirizar? Simule cenários: CAD/CAM in house reduz tempo de cadeira e prazo? O custo por minuto + depreciação revela o ponto de equilíbrio (quantos casos/mês para o investimento se pagar).
• Alocação da equipe: tarefas que a ASB pode realizar antes/entre fases liberam minutos do dentista, elevando a capacidade produtiva do consultório.
• Melhoria contínua: identifique gargalos: polimerizações repetidas, ajustes oclusais longos, troca de sala. Pequenos ajustes em sequência podem liberar horas na semana.

Cuidados para medir sem distorcer

• Qualidade acima da velocidade: não transforme o TDABC em corrida contra o relógio. Use-o para desenhar processos estáveis e previsíveis.
• Amostra suficiente: evite generalizar com poucos casos. Capture sazonalidade e leve em conta a curva de aprendizado quando uma nova tecnologia entra.
• Dados com privacidade: meça tempos e custos de forma agregada, sem expor dados sensíveis do paciente. Transparência com a equipe e consentimento organizacional são essenciais.

Como a tecnologia facilita (e paga o investimento)

Com um software clínico que registra automaticamente início e fim de procedimentos, marca fases com um toque e gera relatórios por profissional, você tem o insumo do TDABC sem planilhas manuais. Dashboards mostram custo médio por procedimento, variação por complexidade e impacto de mudanças de protocolo. Ao integrar esses dados com agenda e estoque, a clínica prevê capacidade, compra melhor e precifica com segurança.

No front de relacionamento, um funil de atendimento bem estruturado antecipa demanda e reduz horários ociosos — informação vital para que o modelo de custos reflita a realidade da sua operação.

Por que falar do Siodonto aqui? Porque um bom modelo de custos depende de dados confiáveis. O Siodonto centraliza fluxos clínicos, registra tempos com precisão e transforma números em decisões. Além disso, vem com chatbot e funil de vendas nativos, que capturam leads, nutrem conversas e preenchem a agenda com previsibilidade. Na prática, você mede melhor, atende melhor e cobra com clareza. Se a sua meta é previsibilidade financeira sem abrir mão da excelência clínica, o Siodonto é a ponte entre intenção e execução.