O faturamento odontológico exige conferir a documentação, acompanhar o envio e relacionar o retorno da operadora ao recebimento. Um processo organizado ajuda a localizar divergências e a tratar pendências, mas não garante aprovação de todas as guias nem ausência de glosas.
A finalidade deste checklist é apoiar a rotina administrativa. As decisões clínicas, as regras de cada contrato e a avaliação da operadora precisam ser respeitadas.
Antes de preparar a guia
- Confira os dados administrativos do beneficiário e do prestador.
- Verifique as condições e autorizações aplicáveis ao atendimento.
- Localize a documentação necessária, sob responsabilidade de quem a produz.
- Confirme a referência de procedimento e os valores previstos no contrato.
- Consulte o prazo e o canal usados pela operadora.
A ANS mantém os componentes e versões do Padrão TISS para a troca de informações na saúde suplementar. Consulte a documentação vigente para o processo utilizado. Não presuma que um cadastro de convênio significa que o sistema envia guias ou consulta autorizações automaticamente. Acesse o Padrão TISS na ANS.
Confira o conjunto antes do envio
Separe os itens completos daqueles que dependem de revisão. Para cada pendência, registre motivo, responsável e próxima ação. Evite enviar um conjunto incompleto apenas para cumprir uma meta interna de quantidade.
| Etapa | Registro que precisa permanecer localizável |
|---|---|
| Preparação | Referência dos atendimentos e documentos conferidos |
| Envio | Protocolo, data e conjunto enviado |
| Retorno | Situação e motivo informado por item |
| Recebimento | Correspondência com o demonstrativo e o crédito |
| Revisão | Providência, prazo e resultado do acompanhamento |
Como acompanhar uma glosa
Leia o motivo apresentado e reúna as referências necessárias. Confira se existe divergência de dados, documentação, autorização, prazo ou interpretação contratual. A próxima ação deve seguir o procedimento da operadora e a análise do responsável.
Não altere o prontuário para fazê-lo coincidir artificialmente com uma cobrança. Correções e complementos clínicos devem refletir os fatos e seguir o procedimento profissional apropriado, preservando a rastreabilidade.
Um exemplo de conciliação
Em uma simulação, o conjunto enviado soma R$ 8.000 e o retorno identifica R$ 7.400 recebidos e R$ 600 com divergências. A equipe deve relacionar os R$ 600 aos itens correspondentes, com os motivos e as ações necessárias. Dar baixa no conjunto inteiro porque houve um depósito esconderia a diferença.
O total ajuda a conferir, mas não substitui a verificação por referência. Um crédito pode envolver períodos ou conjuntos distintos, conforme o demonstrativo.
Indicadores para revisar o processo
- Valor e quantidade de itens ainda não enviados.
- Tempo entre atendimento e preparação do faturamento.
- Motivos recorrentes de divergência.
- Pendências que exigem ação antes de um prazo.
- Valores apresentados, recebidos e ainda em acompanhamento no mesmo conjunto.
Se acompanhar taxa de glosa, escreva a fórmula usada e mantenha o denominador consistente. A mudança no volume ou no perfil dos atendimentos pode afetar a comparação.
Como avaliar o apoio do software
No Siodonto, confira os recursos de convênios e de organização financeira disponíveis para o seu fluxo. Para cada integração, peça demonstração e confirmação de configuração. Preparar informações, gerar um arquivo, transmitir e receber retorno são etapas distintas.
Use o roteiro de controle financeiro odontológico para conectar o acompanhamento dos valores à conferência da clínica.
Perguntas frequentes
É possível prometer glosa zero?
Não. A organização melhora o controle, mas não substitui a análise contratual e o retorno da operadora.
Uma guia enviada já pode ser considerada recebida?
Não. Registre separadamente envio, retorno e recebimento financeiro, conferindo as evidências de cada etapa.
Qual a primeira melhoria para uma equipe pequena?
Crie uma lista única de pendências com responsável e prazo. Depois confira semanalmente quais motivos se repetem e qual ajuste de processo pode preveni-los.